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Cet article présente une première partie sur les obligations légales et les règles imposées par Amazon pour l’émission des factures de vente. Une seconde partie traite de l’automatisation du processus de facturation et de la récupération des exports comptables pour les transmettre à votre expert-comptable.
Les obligations légales liées à l’émission d’une facture appliquées aux ventes à distance
L’émission d’une facture de vente est obligatoire pour les ventes à distance. La facture permet de matérialiser l’opération commerciale et justifie auprès des administrations fiscales la collecte de la TVA en fonction du régime applicable. Ce document a une valeur commerciale, juridique, comptable et fiscale.
A quel moment la facture est-elle émise ? La facture est en pratique émise au moment du paiement par votre client lors de la réalisation de la vente.
Quelles sont les mentions obligatoires ? Pour être valable, une facture doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires, sous peine d’amende, à savoir :
- Le numéro de la facture (numéro unique basé sur une séquence chronologique continue sans rupture et sur chaque page si la facture comporte plusieurs pages),
- La date d’émission de la facture,
- La désignation du vendeur et de l’acheteur (numéro Siren, raison sociale, structure juridique, adresse),
- Le numéro individuel d’identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de l’Union Européenne, et du client professionnel (sauf montant < ou = 150 €),
- La date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de services,
- La dénomination précise et la quantité des produits ou services vendus,
- Le prix unitaire des produits ou services rendus, le montant total HT des produits, la répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant la mention de l’article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA. Par exemple : « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises,
- Toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à cette opération, à l’exclusion des opérations d’escompte non prévues sur la facture et toute réduction différée en pied de facture,
- La date à laquelle le règlement doit intervenir, ainsi que les conditions d’escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l’application des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-paiement à la date de règlement inscrite sur la facture et le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement. (40 €)
Des mentions obligatoires sont spécifiquement applicables aux ventes à distance :
- L’existence d’un délai de rétractation et ses modalités d’application,
- Les garanties légales et contractuelles applicables à la vente.
Les règles imposées par Amazon : Attention au risque de désactivation de votre compte vendeur
Amazon impose aux vendeurs un politique de facturation aux clients professionnels (Amazon Business) très stricte.
En effet les clients professionnels ont impérativement besoin des factures à des fins comptables et fiscales. Amazon s’assure que les vendeurs fournissent à tous les clients business une facture de vente.
Il existe dans l’outil de suivi de performance du compte vendeur un indicateur intitulé « taux de défaut de facturation », ce dernier doit impérative être inférieur à 5%. En cas de dépassement, Amazon peut désactiver votre compte vendeur.
Amazon propose aux acheteurs professionnels une option leur permettant de sélectionner les produits des vendeurs qui ont activé la fonction « service Amazon de calcul de la TVA » qui génère automatiquement les factures pour les vendeurs. Cela permet aux acheteurs d’avoir la certitude de récupérer leur facture d’achat. Si vous visez une clientèle professionnelle, ce service doit impérativement être actif.
Mise en place de l’automatisation de l’émission des factures
L’émission des factures de ventes est très complexe pour les vendeurs Amazon. Le régime de TVA applicable diffère en fonction des caractéristiques du vendeur, de l’acheteur, du lieu de stockage, du lieu d’arrivée. Compte tenu des volumes de ventes générés par les vendeurs, il est impossible de gérer cette tâche manuellement.
Il est possible d’utiliser la fonction de gestion automatique des factures de ventes par Amazon ou d’avoir recours à des logiciels reliés à votre compte vendeur en API.
Gestion des factures de ventes par Amazon (recommandé)
Vous pouvez activer une option pour qu’Amazon génère automatiquement vos factures de vente.
Renseignez vos paramètres de calcul de la TVA dans Seller Central, sélectionnez l’option « Je veux qu’Amazon génère automatiquement des factures de TVA » et activez le service en cliquant sur Accepter et activer.
Amazon sera en mesure d’appliquer les bons taux de TVA selon la situation et cela entraîne les avantages suivants :
- Les clients pourront récupérer leur facture directement dans la page de leur commande
- Bénéficiez d’un badge « facture de TVA téléchargeable » pour les clients business ce qui les rassure sur la certitude d’obtenir leur facture
- Les prix seront affichés HT pour les clients professionnels
- Les clients professionnels peuvent activer un filtre et trouver uniquement les vendeurs pour lesquels Amazon réalise les factures
Cette solution n’est pas applicable pour les vendeurs qui sont en franchise en base de TVA. Dans ce cas, vous ne pourrez pas activer l’option. Vous pourrez trouver des fournisseurs de solutions d’automatisation de facturation (outils tiers qui s’implémentent en API).
Factures générées par le vendeur à l’aide d’outils tiers reliés en API
Si vous êtes en franchise en base de TVA ou que vous ne souhaitez pas utiliser la solution proposée par Amazon, il existe des outils tiers connectés en API avec le seller central. Une liste est communiquée par Amazon sur le lien, les caractéristiques et avantages y sont présentés.
Risque lié à la gestion de vos factures de ventes par Amazon et comment s’en prémunir
Nous vous alertons sur un risque que peut présenter la gestion de vos factures de ventes par Amazon.
L’ensemble des documents justifiant votre chiffre d’affaires, la TVA, les commissions sur ventes, les frais de logistique et autres frais sont archivés sur votre seller central.
Les montants versés par Amazon sur votre compte bancaire sont nets il est donc impossible de reconstituer le détail sans accès aux documents ou exports. Ces éléments pourraient être demandés par un contrôleur fiscal.
Nous vous recommandons très fortement de récupérer périodiquement (à minima mensuellement) vos documents et exports fiscaux puisqu’en cas de fermeture de compte par Amazon il vous serait très compliqué voir impossible de récupérer les éléments. Dans ce cas vous seriez dans l’impossibilité de mettre à jour votre comptabilité et justifier vos opérations auprès de l’administration fiscale.
Télécharger et Archiver sur votre serveur l’ensemble des factures de ventes, factures de frais Amazon et les documents Excel permettant de mettre à jour votre comptabilité. Ces éléments sont téléchargeables dans la bibliothèque d’informations fiscales.
Récupération des éléments pour transmission à votre expert-comptable
Il existe différentes méthodes pour automatiser la comptabilité des vendeurs Amazon. Différents types de rapports comptables et fiscaux sont téléchargeables dans le seller central et permettent d’automatiser facilement la comptabilité.
Rapports de paiement
Amazon reverse sur votre compte un montant net de frais ainsi qu’une retenue de garantie. Il est donc essentiel de récupérer les rapports de paiement pour comprendre le montant encaissé.
Les fichiers permettant la réconciliation avec les encaissements Amazon sont téléchargeables dans : Rapports / Paiements / Versement. Puis télécharger chacun des rapports qui détaillent les versements d’Amazon.
Justificatifs fiscaux
La rubrique « justificatifs fiscaux » regroupe l’ensemble des factures de frais liées à Amazon et tes factures de ventes générées par Amazon : Rapports / Bibliothèque d’informations fiscales :
- Factures de taxes des frais de ventes : Factures d’achats liées aux prestations Amazon
- Calculs de la TVA par Amazon : Ce rapport sera complémentaire aux rapports de paiement et liste l’ensemble des factures de ventes générées par Amazon
- Factures avec TVA Amazon : Cette rubrique permet de télécharger les factures de ventes générées automatiquement par Amazon si l’option est active.
Ces deux rubriques sont complémentaires. Vous pouvez téléchargez l’ensemble des documents et rapports pour les transmettre à votre expert-comptable qui sélectionnera les rapports et documents pour la mise à jour de votre comptabilité en fonction de sa méthode de travail.
Chez Tandem Stratégie, nous avons mis en place des matrices d’automatisation pour la gestion et l’intégration des exports Amazon dans nos outils comptables. Cela nous permet d’avoir une gestion comptable sécurisée et efficace. Par ailleurs, cela sécurise la comptabilisation de vos ventes et de la TVA.
